2026-11-13 · TWH AI

การควบคุม VAT และ WHT สำหรับการจ่ายล่วงหน้าผู้รับเหมางานซ่อมบำรุงในไทย

คู่มือสำหรับทีมการเงินและฝ่ายอาคารในการควบคุมเอกสาร ภาษีมูลค่าเพิ่ม และหัก ณ ที่จ่าย เมื่อจ่ายเงินล่วงหน้าให้ผู้รับเหมางานซ่อมบำรุงในประเทศไทย

สำหรับนิติบุคคลอาคารชุด ผู้จัดการอาคาร โรงงาน สำนักงานให้เช่า และทีมบริหารทรัพย์สินในไทย “การจ่ายล่วงหน้า” ให้ผู้รับเหมางานซ่อมบำรุงเป็นเรื่องที่พบได้บ่อย ไม่ว่าจะเป็นงาน PM ระบบปรับอากาศ งานซ่อมปั๊มน้ำ งานเปลี่ยนอุปกรณ์ไฟฟ้า หรือการว่าจ้างผู้รับเหมารายปีเพื่อดูแลงานระบบอาคาร แต่จุดที่มักเกิดปัญหาจริงกลับไม่ใช่แค่งานหน้างาน หากเป็นเรื่องเอกสารภาษี โดยเฉพาะ VAT และภาษีหัก ณ ที่จ่าย (WHT) ที่ต้องควบคุมให้ถูกตั้งแต่วันโอนเงินล่วงหน้า บทความนี้สรุปแนวทางเชิงปฏิบัติสำหรับทีมการเงินและฝ่ายอาคาร เพื่อช่วยลดความเสี่ยงด้านภาษี ลดงานแก้เอกสารย้อนหลัง และทำให้การจ่ายผู้รับเหมางานซ่อมบำรุงในไทยราบรื่นมากขึ้น

ทำไมการจ่ายล่วงหน้าให้ผู้รับเหมางานซ่อมบำรุงจึงเสี่ยงด้าน VAT และ WHT

ในธุรกิจบริหารอาคาร การจ่ายล่วงหน้ามักเกิดจาก 3 กรณีหลัก ได้แก่

ผู้รับเหมาขอเงินมัดจำเพื่อจัดซื้อวัสดุ
งานมี lead time ของอะไหล่หรืออุปกรณ์นำเข้า
สัญญางานบำรุงรักษารายปีมีเงื่อนไขชำระเป็นงวดล่วงหน้า

ตัวอย่างที่พบได้จริง เช่น

งานเปลี่ยนคอมเพรสเซอร์แอร์ขนาดกลาง มูลค่า 180,000–450,000 บาท ผู้รับเหมาอาจขอเงินล่วงหน้า 30%
งานซ่อมปั๊มน้ำดับเพลิงพร้อมเปลี่ยนซีลและมอเตอร์ มูลค่า 60,000–180,000 บาท อาจขอล่วงหน้า 20–50%
สัญญา PM ระบบไฟฟ้าและเครื่องกลรายปีสำหรับอาคารสำนักงานขนาดกลาง มูลค่า 120,000–600,000 บาทต่อปี อาจเรียกเก็บเป็นรายไตรมาสล่วงหน้า

ความเสี่ยงเกิดขึ้นเมื่อฝ่ายอาคารอนุมัติให้จ่ายเพื่อเร่งงาน แต่ฝ่ายการเงินยังไม่ได้เอกสารภาษีที่ถูกต้อง หรือไม่ชัดเจนว่าเงินที่จ่ายนั้นเป็น “มัดจำ” “เงินล่วงหน้า” หรือ “ค่างวดตามผลงาน” ซึ่งแต่ละแบบมีผลต่อ VAT และ WHT ต่างกันในทางปฏิบัติ

แยกคำให้ชัด: มัดจำ เงินล่วงหน้า และค่างวดงาน

ก่อนคุมภาษี ต้องคุมความหมายในเอกสารก่อน เพราะคำที่ใช้ในใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ และสัญญา มีผลต่อการตีความของบัญชีและภาษี

1) เงินมัดจำเพื่อยืนยันงาน

มักใช้เมื่อผู้ว่าจ้างยืนยันสั่งงาน แต่ผู้รับเหมาจะเริ่มเตรียมวัสดุหรือจองคิวช่าง เอกสารควรระบุชัดว่าจ่ายเพื่ออะไร และจะนำไปหักกับค่างานงวดใด

2) เงินล่วงหน้าค่าวัสดุหรือค่าแรง

ใช้เมื่อผู้รับเหมาจำเป็นต้องรับเงินก่อนเพื่อซื้อของหรือระดมทีมงาน กรณีนี้ฝ่ายอาคารควรระบุให้ชัดใน PO หรือสัญญาว่าเป็น advance payment และกำหนดเงื่อนไขการส่งมอบเอกสารภาษี

3) ค่างวดตามความก้าวหน้างาน

เช่น 30% เมื่อเข้าหน้างาน, 40% เมื่อส่งมอบวัสดุหลัก, 30% หลังทดสอบระบบ กรณีนี้มักควบคุมง่ายกว่า เพราะมี milestone ตรวจรับผลงาน

ในเชิงปฏิบัติ หากนิยามไม่ชัด ฝ่ายการเงินอาจไม่รู้ว่าควรหัก ณ ที่จ่ายเมื่อใด ต้องรอใบกำกับภาษีหรือไม่ และจะลงบัญชีเป็นค่าใช้จ่ายหรือเงินจ่ายล่วงหน้าอย่างไร

หลักการ VAT เมื่อต้องจ่ายล่วงหน้า

สำหรับงานซ่อมบำรุงในไทย ผู้รับเหมาที่จด VAT ต้องออกเอกสารภาษีให้ถูกจังหวะ เมื่อมีการรับชำระเงินล่วงหน้าหรือรับชำระบางส่วนโดยทั่วไปจะมีประเด็นสำคัญคือ “รับเงินเมื่อไร” และ “ต้องออกเอกสารอะไรเมื่อไร”

เอกสารที่ควรได้รับเมื่อมีการรับเงินล่วงหน้า

ในทางปฏิบัติ หากผู้รับเหมาได้รับเงินล่วงหน้าสำหรับบริการหรือค่างานที่อยู่ในระบบ VAT ฝ่ายการเงินควรประสานให้ผู้รับเหมาออกเอกสารที่สอดคล้องกับการรับชำระ เช่น

ใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล
ใบเสร็จรับเงิน
ใบกำกับภาษี หรือเอกสารภาษีที่เกี่ยวข้องกับการรับชำระล่วงหน้า ตามรูปแบบการออกเอกสารของผู้รับเหมา

สิ่งสำคัญคือทีมผู้ว่าจ้างไม่ควรโอนเงินโดยไม่มีข้อตกลงล่วงหน้าว่าผู้รับเหมาจะส่งเอกสารภาษีเมื่อใด เพราะจะกระทบสิทธิการบันทึก VAT ซื้อของบริษัท

จุดควบคุมสำหรับ VAT ที่ควรทำ

ตรวจว่าผู้รับเหมาจดทะเบียน VAT หรือไม่
- หากไม่จด VAT ราคาที่เสนอควรไม่มี VAT 7%
- หากจด VAT ต้องระบุ VAT แยกจากฐานค่าบริการให้ชัด
ตรวจว่าใบเสนอราคากำหนดราคา “รวม VAT” หรือ “ยังไม่รวม VAT”
ตัวอย่าง:
- ค่าซ่อมปั๊มน้ำ 80,000 บาท + VAT 7% = 85,600 บาท
- ถ้าระบุรวม VAT มาแล้ว ต้องแยกฐานภาษีเพื่อคำนวณ WHT ให้ถูก
ตรวจชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้รับเหมา
ผิดแม้เพียงสาขาเดียว อาจต้องแก้เอกสารทั้งหมด
อย่ารอเอกสารทีเดียวตอนปิดงาน
หากมีการจ่ายล่วงหน้า 30% และงวด 2 อีก 40% ควรรับเอกสารแต่ละงวดให้ครบ ไม่ใช่รอรับตอนงวดสุดท้าย

ตัวอย่างคำนวณ VAT ง่าย ๆ

สมมติบริษัทว่าจ้างซ่อม AHU รวมมูลค่า 214,000 บาท โดยเสนอราคาเป็น

ค่าบริการและวัสดุ 200,000 บาท
VAT 7% = 14,000 บาท
รวม 214,000 บาท

หากจ่ายล่วงหน้า 30% ของมูลค่างานก่อน VAT:

เงินล่วงหน้าฐานงาน = 60,000 บาท
VAT 7% = 4,200 บาท
ยอดรับชำระงวดล่วงหน้า = 64,200 บาท

ฝ่ายการเงินควรตรวจว่าเอกสารงวดล่วงหน้าระบุฐานภาษี 60,000 และ VAT 4,200 ชัดเจน ไม่ใช่ออกบิลรวมแบบไม่แยกภาษี

หลักการ WHT สำหรับงานซ่อมบำรุงที่ฝ่ายอาคารมักสับสน

ภาษีหัก ณ ที่จ่ายสำหรับงานซ่อมบำรุงในไทย มักมีความสับสนเรื่องประเภทบริการและอัตราที่ใช้ โดยในทางปฏิบัติ องค์กรควรอ้างอิงตามประเภทนิติบุคคลของผู้รับเงินและลักษณะบริการที่ว่าจ้าง พร้อมให้ฝ่ายบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีตรวจอัตราที่ใช้ในแต่ละกรณีอีกครั้ง

สำหรับงานซ่อมบำรุงอาคารที่พบทั่วไป เช่น ซ่อมระบบไฟฟ้า ประปา ปรับอากาศ ปั๊มน้ำ ประตูอัตโนมัติ หรือบำรุงรักษาเชิงป้องกัน มักถูกปฏิบัติเป็น “ค่าบริการ” หรือ “รับจ้างทำของ” ตามลักษณะงานและสัญญา จึงต้องระวังการใช้อัตราหัก ณ ที่จ่ายให้ตรง

ประเด็นสำคัญ: หัก ณ ที่จ่ายจากยอดฐานก่อน VAT

นี่คือจุดผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุด

ตัวอย่าง:

ค่างาน 100,000 บาท
VAT 7,000 บาท
รวมจ่าย 107,000 บาท

หากต้องหัก WHT 3% ของค่าบริการ

WHT = 3,000 บาท คิดจาก 100,000 บาท
เงินสุทธิที่โอน = 104,000 บาท
ผู้รับเหมาได้รับหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่าย 3,000 บาท

ไม่ควรหัก 3% จากยอดรวม VAT 107,000 บาท

แล้วเงินล่วงหน้าต้องหัก WHT เลยหรือไม่

ในทางปฏิบัติ หลายองค์กรใช้หลักว่าเมื่อมีการ “จ่ายเงินได้” ให้ผู้รับเหมาแล้ว และเป็นการจ่ายค่าสินค้าหรือบริการตามสัญญา ก็มักพิจารณาหัก ณ ที่จ่ายในงวดที่จ่ายนั้น ไม่ควรรอจนปิดงานทั้งหมด เว้นแต่ลักษณะเอกสารและข้อเท็จจริงของรายการนั้นเป็นเพียงเงินประกันหรือเงินค้ำประกันที่ยังไม่ใช่ค่าจ้างตามสิทธิรับเงินได้ของผู้รับเหมา

ดังนั้น ฝ่ายการเงินควรดูให้ชัดว่าเงินที่จ่ายล่วงหน้าเป็น:

ค่าจ้าง/ค่าบริการงวดล่วงหน้า
เงินมัดจำที่จะนำไปหักค่างาน
หรือเงินประกันในลักษณะอื่น

หากเอกสารเขียนว่า “advance for maintenance service” หรือ “งวดที่ 1 ตามสัญญา” โดยมากจะมีแนวโน้มต้องพิจารณา WHT ทันทีเมื่อจ่าย

สถานการณ์จริงที่พบบ่อยในอาคารและวิธีคุมเอกสาร

1) งานซ่อมเร่งด่วนกลางคืน ต้องโอนก่อนเอกสารครบ

ตัวอย่าง: ท่อเมนแตกรั่วในอาคารสำนักงาน ผู้รับเหมาประปาเสนอซ่อมด่วน 45,000 บาท + VAT 3,150 บาท รวม 48,150 บาท และขอรับเงินล่วงหน้า 20,000 บาทก่อนเข้าทำงาน

ปัญหา:

ฝ่ายอาคารอยากรีบโอนเพื่อหยุดความเสียหาย
ฝ่ายการเงินยังไม่มี PO หรือเอกสารภาษีครบ

แนวทาง:

ใช้ emergency work order ที่มีผู้มีอำนาจอนุมัติ
ระบุยอดล่วงหน้า เงื่อนไขส่งเอกสาร และกำหนดเวลาส่ง invoice/ใบกำกับภาษี
หลังโอนแล้ว ให้ผู้รับเหมาส่งเอกสารงวดรับล่วงหน้าทันที
ฝ่ายบัญชีบันทึกเป็นเงินจ่ายล่วงหน้าผู้รับเหมา ไม่ใช่ปิดเป็นค่าใช้จ่ายทันทีถ้างานยังไม่ตรวจรับครบ

2) งานเปลี่ยนอุปกรณ์ที่ต้องสั่งของนำเข้า

ตัวอย่าง: เปลี่ยน VFD ปั๊มน้ำอาคาร มูลค่า 320,000 บาท + VAT 22,400 บาท รวม 342,400 บาท ผู้รับเหมาขอ 50% เพื่อสั่งของ

จุดเสี่ยง:

ผู้รับเหมาบางรายออกเพียง proforma invoice
ฝ่ายอาคารเข้าใจว่าแค่มีใบเสนอราคาก็พอ
เอกสาร VAT และ WHT ไม่สัมพันธ์กับยอดโอนจริง