2026-10-20 · TWH AI

อำนาจลงนามสัญญางานซ่อมบำรุง ภาษี และการควบคุมใบแจ้งหนี้ในไทย

คู่มือสำหรับฝ่ายจัดซื้อ การเงิน และผู้จัดการอาคารเรื่องอำนาจลงนามสัญญา เอกสารประกอบ ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และการควบคุมใบแจ้งหนี้งานซ่อมบำรุงในไทย

ในงานซ่อมบำรุงอาคารขององค์กรไทย “งานหน้างาน” มักไม่ใช่ส่วนที่เสี่ยงที่สุด แต่เป็น “งานเอกสารและการอนุมัติ” ที่ทำให้เกิดปัญหาตามมาทั้งด้านกฎหมาย ภาษี กระแสเงินสด และความสัมพันธ์กับผู้รับเหมา ตั้งแต่คำถามพื้นฐานว่าใครมีอำนาจลงนามในใบสั่งจ้างหรือสัญญา เอกสารใดต้องใช้ก่อนเริ่มงาน ภาษีหัก ณ ที่จ่ายต้องหักกี่เปอร์เซ็นต์ ไปจนถึงจะควบคุมใบแจ้งหนี้อย่างไรไม่ให้จ่ายซ้ำ จ่ายเกิน หรือจ่ายผิดนิติบุคคล บทความนี้สรุปแนวทางปฏิบัติที่ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายการเงิน และผู้จัดการอาคารในไทยใช้ได้จริง โดยเน้นงานซ่อมบำรุงทั่วไป งานระบบไฟฟ้า งานแก้ไขเร่งด่วน และงานปรับปรุงขนาดเล็กถึงกลาง

ทำไม “อำนาจลงนาม” จึงเป็นจุดเสี่ยงอันดับต้นของงานซ่อมบำรุง

ในหลายองค์กร งานซ่อมบำรุงเกิดขึ้นเร็วและถี่ เช่น ซ่อมปั๊มน้ำ รั่วซึมหลังคา เปลี่ยนเบรกเกอร์ ล้างถังน้ำ ซ่อมแอร์ส่วนกลาง หรือแก้ระบบไฟฟ้าฉุกเฉิน วงเงินต่อครั้งอาจเริ่มตั้งแต่ 5,000–50,000 บาทสำหรับงานย่อย และขยับไป 100,000–500,000 บาทสำหรับงานระบบหรือปรับปรุงเฉพาะจุด หากขั้นตอนอนุมัติไม่ชัดเจน มักเกิดปัญหา 4 แบบหลักคือ

  1. ผู้ว่าจ้างในหน้างานไม่มีอำนาจผูกพันบริษัท
  2. สั่งเริ่มงานก่อน PO หรือก่อนสัญญา
  3. เอกสารภาษีไม่ครบ ทำให้การจ่ายเงินล่าช้า
  4. ใบแจ้งหนี้ไม่ตรงกับขอบเขตงานหรือหลักฐานส่งมอบ

ในทางปฏิบัติ ผู้จัดการอาคารหรือผู้อำนวยการสำนักงานนิติบุคคลอาจมีอำนาจ “อนุมัติทางปฏิบัติการ” แต่ไม่ใช่อำนาจ “ลงนามผูกพันทางกฎหมาย” เสมอไป โดยเฉพาะบริษัทจำกัด บริษัทมหาชน หรืออาคารที่อยู่ภายใต้นิติบุคคลอาคารชุดและมีมติคณะกรรมการกำกับวงเงินไว้ชัดเจน ดังนั้นก่อนว่าจ้างผู้รับเหมา ควรตรวจให้แน่ใจว่าเอกสารของบริษัทกำหนดผู้มีอำนาจลงนามและเงื่อนไขการลงนามไว้อย่างไร

ตรวจอำนาจลงนามอย่างไรให้ถูกต้องก่อนเริ่มงาน

1) ดูหนังสือรับรองนิติบุคคลและเงื่อนไขกรรมการลงนาม

จุดแรกที่ต้องเช็กคือหนังสือรับรองนิติบุคคลฉบับปัจจุบัน ซึ่งมักระบุว่าใครเป็นกรรมการ และต้องลงนามร่วมกันกี่คน พร้อมประทับตราหรือไม่ เช่น

หากผู้รับเหมารับงานจากผู้ที่ไม่มีอำนาจตามหนังสือรับรอง อาจเกิดข้อโต้แย้งเรื่องความมีผลผูกพันของสัญญาได้ โดยเฉพาะเมื่อวงเงินสูงหรือมีข้อพิพาทเรื่องคุณภาพงาน

2) ตรวจ Delegation of Authority หรือ Matrix อนุมัติภายใน

หลายองค์กรมีตารางอำนาจอนุมัติแยกตามวงเงิน เช่น

แม้ผู้จัดการอาคารจะอนุมัติใบขอซื้อได้ แต่สัญญาอาจยังต้องลงนามโดยกรรมการตามข้อกำหนดบริษัท การแยก “อำนาจอนุมัติภายใน” ออกจาก “อำนาจลงนามผูกพัน” เป็นเรื่องสำคัญมาก

3) งานเร่งด่วนต้องมี Emergency Approval Process

กรณีไฟฟ้าดับ ปั๊มน้ำเสีย หรือท่อน้ำแตก ไม่สามารถรอรอบอนุมัติแบบปกติได้ องค์กรควรกำหนดกระบวนการฉุกเฉินไว้ล่วงหน้า เช่น

แนวทางนี้ช่วยลดความเสี่ยงทั้งฝั่งปฏิบัติการและบัญชี

เอกสารที่ควรมีสำหรับงานซ่อมบำรุงแต่ละประเภท

งานซ่อมบำรุงที่ดีไม่ได้เริ่มจากการต่อรองราคาอย่างเดียว แต่เริ่มจาก “ชุดเอกสารที่ครบพอจะควบคุมงานและควบคุมการจ่ายเงิน”

เอกสารขั้นต่ำที่ควรใช้

  1. ใบขอซื้อ/ใบขอจ้างภายใน
  2. ใบเสนอราคา ระบุขอบเขตงาน วัสดุ รุ่น ยี่ห้อ ระยะเวลาดำเนินการ
  3. ตารางเปรียบเทียบราคาอย่างน้อย 2–3 ราย สำหรับงานไม่เร่งด่วน
  4. PO หรือสัญญาจ้าง
  5. แบบหรือขอบเขตงาน (Scope of Work)
  6. รายการตรวจรับงาน
  7. ใบส่งมอบงาน/Service Report
  8. ใบแจ้งหนี้
  9. ใบกำกับภาษี
  10. หนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่าย

เอกสารเพิ่มเติมสำหรับงานระบบหรือวงเงินสูง

สำหรับงานระบบไฟฟ้า ควรแนบ Single Line Diagram หรืออย่างน้อยรายการอุปกรณ์และขนาดที่ชัดเจน เช่น MCCB 3P 250A, THW, XLPE, grounding resistance target เป็นต้น หากต้องการเปรียบเทียบมาตรฐานงานระบบเพิ่มเติม สามารถอ้างอิงบริการที่เกี่ยวข้อง เช่น งานระบบไฟฟ้าอาคาร และ งานซ่อมบำรุงอาคาร

ภาษีหัก ณ ที่จ่ายในงานซ่อมบำรุง: จุดที่มักผิดบ่อย

ในไทย งานซ่อมบำรุงจำนวนมากเข้าข่ายค่าบริการ ซึ่งโดยทั่วไปมักมีภาษีหัก ณ ที่จ่าย แต่สิ่งที่ทำให้สับสนคือบางใบเสนอราคามีทั้ง “ค่าวัสดุ” และ “ค่าแรง” อยู่ในเอกสารเดียวกัน

หลักปฏิบัติที่ใช้กันบ่อย

สำหรับนิติบุคคลผู้รับจ้างที่ให้บริการซ่อมบำรุง โดยทั่วไปผู้ว่าจ้างมักหักภาษี ณ ที่จ่าย 3% ของค่าบริการก่อน VAT ตามแนวปฏิบัติที่ใช้กันแพร่หลายในงานธุรกิจต่อธุรกิจ อย่างไรก็ตาม ฝ่ายการเงินควรตรวจลักษณะงานและเอกสารภาษีกับที่ปรึกษาภาษีหรือผู้สอบบัญชีขององค์กรเสมอในกรณีงานผสม งานเฉพาะทาง หรือสัญญาที่มีหลายองค์ประกอบ

ตัวอย่างการคำนวณ:

จุดที่มักผิด

หักจากยอดรวม VAT

ไม่ควรหักจากยอดรวมภาษีมูลค่าเพิ่ม หากเอกสารแยกฐานภาษีชัดเจน ควรหักจากมูลค่าบริการก่อน VAT

ไม่แยกค่าวัสดุกับค่าแรง

ตัวอย่างงานเปลี่ยนโคมไฟและเดินสายใหม่ วงเงิน 85,000 บาท หากผู้รับเหมาเสนอมาเป็นก้อนเดียว ฝ่ายบัญชีมักหัก 3% ทั้งจำนวน แต่บางองค์กรต้องการให้แยกวัสดุ 60,000 บาท และค่าบริการ 25,000 บาท เพื่อความชัดเจนด้านอนุมัติและภาษี การแยกรายการยังช่วยเปรียบเทียบราคาตลาดได้ง่ายขึ้นด้วย

จ่ายก่อนเอกสารภาษีครบ

ในหลายกรณีงานเสร็จแล้วแต่ยังไม่มีใบกำกับภาษีถูกต้อง ไม่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี หรือชื่อบริษัทผิด 1 ตัวอักษร ทำให้การบันทึกบัญชีและออกหนังสือรับรองหัก ณ ที่จ่ายล่าช้า

ควบคุมใบแจ้งหนี้อย่างไรไม่ให้เกิดจ่ายผิด จ่ายซ้ำ จ่ายช้า

สำหรับฝ่ายการเงินและจัดซื้อ การควบคุมใบแจ้งหนี้ที่ดีควรอิงหลัก 3-way matching หรืออย่างน้อย 3 เอกสารหลัก ได้แก่

  1. PO/สัญญา
  2. หลักฐานรับงานหรือใบตรวจรับ
  3. ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี

หากข้อมูล 3 ส่วนนี้ไม่ตรงกัน ควรพักใบแจ้งหนี้ไว้ก่อน

รายการตรวจสอบใบแจ้งหนี้งานซ่อมบำรุง

กำหนด Cut-off และรอบวางบิลให้ชัด

อาคารสำนักงานและนิติบุคคลจำนวนมากมีปัญหาผู้รับเหมาวางบิลไม่ตรงรอบ เช่น งานเสร็จปลายเดือน แต่ส่งเอกสารกลางเดือนถัดไป ทำให้ต้องเลื่อนจ่ายไปอีกรอบ คำแนะนำคือกำหนด policy ชัดเจน เช่น

ราคาตลาดไทยที่ควรรู้เพื่อช่วยตรวจใบเสนอราคาและใบแจ้งหนี้

ราคางานซ่อมบำรุงในไทยต่างกันตามทำเล เวลาทำงาน ความยากของงาน ความสูงของอาคาร และมาตรฐานความปลอดภัย แต่มีช่วงราคากลางที่ใช้ประเมินเบื้องต้นได้

งานช่างทั่วไปและงานซ่อมย่อย

งานระบบไฟฟ้าทั่วไป

พร้อมเริ่มต้นแล้วใช่ไหม?

ส่งคำขอ ฟรี รับใบเสนอราคาภายใน 30 นาที

ส่งคำขอบริการ
ส่งคำขอบริการ →